Lieferanten

 
Hier werden alle Rechnungen erfasst die nicht bar bzw. über die Kasse bezahlt werden (... auch möglich).
 
Verbunden mit der Erfassung der Rechnungen erhalten Sie eine Übersicht aller erfassten Rechnungen sowie eine Übersicht über alle 'nicht' bezahlten Rechnungen mit entsprechenden Fälligkeiten. Die direkte Zahlung der Rechnung aus dem Programm über das integrierte Online-Banking ist problemlos möglich.
 
Sie haben die Wahl zwischen mehrere Erfassungsmöglichkeiten:
 
1. Einscannen und Bearbeiten Ihrer Belege über die OCR-Erkennung oder QR-Code (empfehlenswert für kleine Unternehmen mit geringem Belegaufkommen).
 
a. über den klassischen Überweisungsträger
b. die "Komfortvariante", den Briefkasten
 
2. Import von Ausgangsrechnungen als PDF-Datei (empfehlenswert für Unternehmen mit mittlerem Belegaufkommen)
 
Beim Import von PDF Dateien ist zu beachten, dass die verwendeten PDF Dokumente eine OCR-Texterkennung zulassen.
 
 
 
 
a. Erfassung über den klassischen Überweisungsträger
 
Nach erfolgtem Scan (1) erscheinen die Belege in der Thumbnail-Liste (3). Hier werden Sie üblicherweise automatisch über die Texterkennung (OCR-Erkennung) ausgelesen, ersichtlich an einem blauen Streifen, der über das Dokument läuft. Ist die OCR-Erkennung abgeschlossen, wechselt das Briefkastensymbol von grau auf grün (2). Nach anschließender Heftung (siehe Heften mehrseitiger Belege) wird das Dokument markiert (blauer Rahmen). Automatisch wird Ihnen nun im Bearbeitungsbereich (4) ein ausgefüllter Überweisungsträger vorgeschlagen.
 
 
Sie müssen nun lediglich den vorgeschlagenen Überweisungsträger überprüfen und ggfls. nicht erkannte Felder ergänzen oder falsch erkannte Felder durch einfaches Überschreiben korrigieren! Vergleichbar mit Onlinebanking-Programmen lernt Fibuscan für die Zukunft.
 
Nach erstmaliger Erfassung eines neuen Lieferanten "Zahlungsempfängers" merkt sich das Programm die folgenden Felder in den Stammdaten des Lieferanten:
 
(5)                den Begünstigten / Lieferantenname
(6),(7),(8)     Bankdaten
(13)              Kundennummer sowie
 
(10)              das Zahlungsziel - eingegeben werden können hier die entsprechenden Tage oder alternativ das Datum aus dem angebotenen Kalender
(11)              Skonto als Betrag in "€" oder prozentual in "%" , sowie die Skonto-Fälligkeit durch Ergänzung des Feldes "Fällig/Skonto" (10), auch hier können Anzahl der Tage oder ein Datum gewählt werden
(21)              handelt es sich bei dem Lieferanten um eine Auslandsüberweisung, kann das Feld "Auslandsüberweisung" durch einfaches Anklicken aktiviert
                    werden - NACH AKTIVIERUNG können die internationalen Bankdaten (IBAN, BIC) ergänzt werden.
 
(20)               sollten Sie Ihrem Lieferanten Lastschrifteinzug einräumen, können Sie dies über das Feld "Lastschrift" aktivieren - hier ändert sich nach Aktivierung die
         Farbe des Überweisungsträgers in blau! Entsprechende Lieferanten werden mit einem "E" in der ZV-Liste gekennzeichnet.
 
 
so dass künftig nur noch nachfolgende Felder überprüft und ggfls. nachbearbeitet werden müssen:
 
(9)               Rechnungsbetrag
(14)             Rechnungsnummer
(15)             Rechnungsdatum
 
Stimmen alle Werte mit der Rechnung überein, speichern Sie den Überweisungsträger über den Speicher-Button (19). Dies ist erst möglich nachdem der Rechnungsempfänger, Rechnungsbetrag, Rechnungsnummer und das Rechnungsdatum ergänzt wurden (Speichersymbol (19) wechselt von grau auf grün).
 
Die Rechnung erscheint nun aufgelistet unterhalb des Bearbeitungsbereichs. In dieser Beleg-Liste werden die letzten erfassten Rechnungen aufgeführt. Eine Sortierung nach Monaten und Jahren ist möglich. Die Rechnungsbeträge werden entsprechend aufaddiert! Es kann zwischen einer weiteren Sortierung nach "Erfassungsdatum" oder nach "Belegdatum" gewählt werden. Auch hier können Sie sich über einfaches Anklicken den Beleg jederzeit erneut anzeigen lassen.
 
Sollten Sie Eingaben des Überweisungsträgers vor dem Abspeichern komplett löschen wollen, ist dies über den Löschbutton (17) möglich!
 
Sollte ein QR-Code in Ihre Rechnungsinformationen enthalten sein werden die Rechnungsinformation per QR-Code ausgelesen werden. Sie erkennen den gelesenen QR-Code an den Barcode Symbol hinter den IBAN Anzeigefeld. Je nach Informationen in den Barcode muss eventuell das Feld Rechnungsnummer angepasst werden.
 
 
 
 
Anmerkung:
Zur Optimierung der Zusammenarbeit mit Ihrem steuerlichen Berater können Sie diesem weitergehende Informationen zukommen lassen.
Zum einen bietet das Feld "übriger Verwendungszweck (Kurzbezeichnung)" (16) die Möglichkeit Informationen wie Fahrzeugkennzeichen, Kostenstellen o.ä. zu übermitteln - hier empfiehlt sich eine konkrete Abstimmung mit dem Berater vorab. Weiterhin bietet der Infobutton (23) weitergehende Möglichkeiten des Austauschs. Hier öffnet sich ein "Post-It" über das Sie Mitteilungen oder Fragen an den Berater stellen können. Nach Eingabe Ihrer Nachricht bitte speichern.
 
 
 
Bitte beachten Sie: Lassen Sie maximal 50 Seiten in der Thumbnailliste unbearbeitet stehen. Andernfalls kann es zu Verzögerungen bei der weiteren Bearbeitung kommen und im schlimmsten Fall führt dies zu Programmabstürzen/Schwierigkeiten beim Start von FIBUscan.
 
 
 
b. die "Komfortvariante" über den Briefkasten
 
Nach erfolgtem Scan werden hier die in der Thumbnailliste (3) aufgeführten Rechnungen an einen externen "Büroservice" verschickt, der für Sie innerhalb weniger Stunden die unter a. beschriebenen Arbeitsschritte übernimmt, insbesondere den Abgleich zwischen dem Rechnungsbild und dem Überweisungsträger.
 
Dies geschieht einfach über das Anklicken des grünen Briefkastensymbols (2)
 
Über das Archiv (nn) können Sie sich jederzeit über den Bearbeitungsstand der Belege informieren. Hierzu gehen Sie über das Archiv in die Briefkastenübersicht und wählen das entsprechende Paket aus. Hier können Sie sich die versendeten Belege erneut anschauen und sich über den Bearbeitungsstatus informieren!
 
 
 
Sind die Dokumente abschließend bearbeitet blinkt das Briefkastensymbol (nn) und die Dokumente können durch Anklicken des blinkenden Briefkastens abgeholt werden! Wie bei der klassischen Variante erscheint nun unterhalb des Überweisungsträgers die (Rechnungseingangs-) Liste mit allen erfassten Rechnungen, wieder nach Monaten sortierbar und die Rechnungsbeträge entsprechend aufaddiert. Ebenso finden Sie die Rechnungen auch in der Zahlungsvorschlagsliste.
 
Bei der Neuanlage von Lieferanten bei der Komfortlösung wird mit einer "4 Augenprüfung" gearbeitet. Es soll sichergestellt werden, dass die eingegebenen Bankdaten des Lieferanten auch tatsächlich stimmen.
 
Bei neuen Lieferanten finden Sie nachfolgendes Symbol an der Lieferantenbezeichnung (nn). Gehen Sie zu dem Lieferanten.
 
 
 
Bitte beachten Sie: Lassen Sie maximal 50 Seiten in der Thumbnailliste unbearbeitet stehen. Andernfalls kann es zu Verzögerungen bei der weiteren Bearbeitung kommen und im schlimmsten Fall führt dies zu Programmabstürzen/Schwierigkeiten beim Start von FIBUscan.
 

Das Benutzerhandbuch wurde mit Dr.Explain erstellt

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