Kunden

 
Auch im Bereich "Kunden" können Sie wie bei den Eingangsrechnungen die Komfortlösung nutzen. Wenn Sie diesen Weg wählen, brauchen Sie die nachfolgenden Schritte nicht mehr zu berücksichtigen. Sie scannen einfach nur die Rechnungen ein und klicken auf das Briefkastensymbol.
 
Folgende Möglichkeiten sind für die Erfassung Ihrer Ausgangsrechnungen in FIBUscan enthalten:
 
1. Einscannen Ihrer Belege und Bearbeiten über die OCR-Erkennung (empfehlenswert für kleine Unternehmen mit geringem Belegaufkommen)
 
2. Import von Ausgangsrechnungen als PDF-Datei (empfehlenswert für Unternehmen mit mittlerem Belegaufkommen)
 
 
 
3. Import aus einer Datei (empfehlenswert wenn Sie das Dokument nicht im Archiv benötigen - hohes Belegaufkommen)
 
  • Import über Excel Tabelle oder eine CSV Datei aus Ihrer Warenwirtschaft
 
  • Import über ein Datev KNE Vorlauf
 
  • Import über eine DATEV pro Importdatei
 
Beim Import von PDF Dateien ist zu beachten, dass die verwendeten PDF Dokumente eine OCR-Texterkennung zulassen.
 
 
Einscannen Ihrer Belege und bearbeiten über OCR Erkennung.
 
Nach erfolgtem Scan (1) erscheinen die Belege in der Thumbnail-Liste. Ist die OCR-Erkennung abgeschlossen, wechselt das Briefkastensymbol (2) von grau auf grün. Nach anschließender Heftung (siehe Heften mehrseitiger Belege) wird das Dokument markiert (3 - blauer Rahmen) und der Beleg wird im Belegviewer angezeigt. Automatisch wird Ihnen nun im Bearbeitungsbereich (4) ein ausgefüllter Überweisungsträger vorgeschlagen.
 
 
 
Sie müssen nun lediglich den vorgeschlagenen Überweisungsträger überprüfen und ggfls. nicht erkannte Felder ergänzen oder nicht korrekt erkannte Felder durch einfaches Überschreiben korrigieren. Vergleichbar mit Onlinebanking-Programmen lernt FIBUscan für die Zukunft.
 
5.
den Kundennamen
 
 
6.
dessen Bankdaten (Konto-Nr. , BLZ, Institut)
 
 
7.
das Feld "Lastschrift" (7) aktivieren - hier ändert sich nach Aktivierung (Setzen des Häkchens) die Farbe des Überweisungsträgers! Entsprechende Kunden werden mit einem "E" in der ZV-Liste gekennzeichnet. Durch erneutes Anklicken des Begriffs "Einzug" besteht weiterhin die Möglichkeit auf "Abbuchung" zu wechseln, je nachdem was Sie mit Ihrem Kunden vereinbart haben (Lastschrifteinzug oder Abbuchungsauftrag)! Wählen Sie "Abbuchung" wird der Kunde mit einem "A" in der ZV-Liste gekennzeichnet.
 
 
8.
das Zahlungsziel durch Ergänzung der Felder (8) Fällig und Fällig/Skonto (eingegeben werden können hier die entsprechenden Tage oder alternativ das Datum aus dem angebotenen Kalender)
 
 
9.
Skonto als Betrag in € oder prozentual in %
 
 
10.
Rechnungsbetrag
 
 
11.
Rechnungsbetrag nach Skontoabzug
 
 
12.
Kundennummer (nicht zu verwechseln mit dem Debitorennummer)
 
 
13.
Rechnungsnummer Ihres Beleges    
 
 
14.
Rechnungsdatum
 
 
15.    
Übriger Verwendungszweck (Kurzbezeichnung)
 
Nach erstmaliger Erfassung eines neuen Kunden merkt sich das Programm in dem Kundenstamm die Punkte 5 - 8 und 12.
 
Stimmen alle Werte mit dem Rechnungsbild überein, speichern Sie den Überweisungsträger über den Speicherbutton (16) ab.  Dies ist erst möglich, nachdem der Rechnungsempfänger, Rechnungsbetrag, Rechnungsnummer und das Rechnungsdatum ergänzt worden sind (Speichersymbol wechselt von grau auf grün).
 
Die Rechnung wird nun unterhalb des Überweisungsträgers aufgelistet. In dieser (Rechnungseingangs-) Liste werden alle erfassten Rechnungen, optional sortiert nach Monaten, aufgeführt. Die Rechnungsbeträge werden entsprechend aufaddiert! Es kann zwischen einer Sortierung nach "Erfassungsdatum" oder nach "Belegdatum" gewählt werden. Auch hier können Sie sich über einfaches Anklicken den Beleg jederzeit erneut anzeigen lassen.
 
Sollten Sie Eingaben des Überweisungsträgers vor dem Abspeichern komplett löschen wollen, ist dies über den "Löschen" Button (17) möglich.
 
 
Import von Ausgangsrechnungen als PDF Datei
 
Bei der Verwendung von Warenwirtschaftssystemen (Rechnungsschreibungsprogrammen) steht die gestellte Rechnung häufig als PDF-Dokument zur Verfügung, das einfach übernommen werden kann. Alternativ drucken Sie die erstellte Rechnung über einen PDF-Drucker, z.B. die Freeware PDF 24-Creator aus. Der Import eines solchen PDF´s ist höherwertiger als das Scannen Ihrer Ausgangsrechnungen.
Zum Import der PDF´s können Sie sich entweder eine Schablone angelegen (s. Anleitung Einrichtung einer Schablone ) oder eine Datenzeile (s. Datenzeile Definition) in Ihrem Rechnungsformular integrieren (hierfür kontaktieren Sie bitte unseren Support).
 
 
 
Je nach Rechnungsschreibungsprogramm können Sie entweder jede Rechnung einzeln abspeichern oder eine PDF-Datei mit allen Rechnungen eines bestimmten Zeitraums erstellen.
 
Importieren Sie Ihre Ausgangsrechnungen im PDF-Format per Drag+Drop (alternativ über Kopieren/Ausschneiden aus dem Ursprungsordner und einfügen in die Thumbnail-Liste).
 
Haben Sie einen Stapel importiert, so zerlegen Sie diesen erst wie folgt:
Markieren Sie den Stapel.
 
 
Per Rechtsklick wählen Sie die Option "PDF-Dokument zerlegen".
 
 
 
Bitte beachten Sie: die PDF-Datei wird komplett entheftet. Mehrseitige Rechnungen werden Ihnen als einzelne Seiten in der Thumbnailliste angezeigt und müssen manuell geheftet werden.
 
Sie können nun entscheiden, ob die Belege ausgelesen werden sollen.
 
 
Die Rechnungen werden Ihnen anschließend unterhalb des Stapels angezeigt.
 
 
Anschließend können Sie den Stapel aus der Thumbnailliste entfernen
 
 
und die einzelnen Rechnungen wie nachfolgend beschrieben bearbeiten. Der nachfolgende Ablauf beschreibt den Import von Rechnungen mit versteckter Datenzeile. Kann keine Datenzeile integriert werden, so können die Ausgangsrechnungen nur einzeln - wie Eingangsrechnungen - bearbeitet werden. Hierbei kann eine Schablone jedoch zur besseren Texterkennung beitragen.
 
 
Bitte beachten Sie: Lassen Sie maximal 50 Seiten in der Thumbnailliste unbearbeitet stehen. Andernfalls kann es zu Verzögerungen bei der weiteren Bearbeitung kommen und im schlimmsten Falls führt dies zu Programmabstürzen/ Schwierigkeiten beim Start von FIBUscan.
 
 
 
Nachdem die Belege über die OCR-Texterkennung ausgelesen wurden klicken Sie auf den Import-Button.  
 
 
Es öffnet sich nachfolgendes Fenster in dem das Ergebnis des Leseprozesses angezeigt wird, klicken Sie einfach auf "speichern" und alle Ausgangsrechnungen werden entsprechend importiert. Wurden die Ausgangsrechnungen im ZUGFeRD-Format erstellt, so werden die entsprechenden Daten automatisch mit gespeichert, ohne dass es in der Bearbeitung einen Unterschied zu Rechnungen im "herkömmlichen" PDF-Format gibt.
 
Bitte beachten Sie, dass bei neuen Kunden die erste Bezeichnung des Kunden nachgetragen werden muss. Derzeit steht hier nur „neue Kundennummer“. Sie sehen im unteren Teil des Formulars die neuen abgespeicherten Einträge.
 
 
Die Nachtragung der Bezeichnung bei neu angelegten Kunden können Sie wie folgt ändern:
Unterhalb des Bearbeitungsbereichs können Sie in der Beleg-Liste auf die entsprechende Rechnung klicken. Danach erscheint Ihnen die Laufleiste und Sie drücken auf das Symbol. Es öffnet sich jetzt das Korrektur-Fenster und Sie können unter dem ersten Punkt "Person" den Kundennamen ergänzen. Zum Speichern der Änderung klicken Sie auf die Diskette.
 
 
Sollten die Rechnungen schon importiert sein, meldet sich die Dubletten-Prüfung mit der Meldung, dass die Rechnungen bereits verarbeitet sind.
 
 
Nach dem Klick auf "OK" haben Sie die Möglichkeit die Rechnungen ohne die Dubletten mit "JA" zu importieren. Ein Klick auf "Nein"  bewirkt, dass die Dubletten importiert werden.
Ein Klick auf "Abbrechen" bricht den Importvorgang ab und Sie können nochmals die Rechnungen überprüfen!
 
 
Durch Auswahl des Buttons „ZV“ gelangen Sie in die Zahlungsvorschlagsliste, wo Sie sich alle offenen Rechnungen ansehen können. Durch Auswahl der entsprechenden Rechnungen, exakt wie bei den Lieferanten, können Sie sich die entsprechenden Belege ansehen. Über diese Zahlungsvorschlagsliste können Sie Mahnungen erstellen und Einzüge durchführen.
 
 
Bitte beachten Sie: Nur Rechnungen mit einer versteckten Datenzeile können über den oben genannten Weg importiert werden. Auch Rechnungen im ZUGFeRD-Format können nur einzeln bearbeitet werden.
 
Import aus einer Datei (Excel, csv Datei oder DATEV pro oder KNE Vorlauf)
 
Zusätzlich zum Import von PDF-Dokumenten besteht auch die Möglichkeit die Daten der Ausgangsrechnungen als Datei zu importieren.
Alternativ können Sie hier einen Datev-Vorlauf, eine Excel Datei oder eine CSV Datei importieren.
Bitte beachten Sie, dass bei dieser Importart keine Belegbilder importiert werden.
 
 
 
Über "Bearbeiten" klicken Sie im Buchungskreis "Kunden" den Button "Import" an.
 
Die anschließende Meldung bestätigen Sie bitte mit "Ja". Es öffnet sich anschließend nachfolgendes Fenster:
 
 
 
Hier klicken Sie je nachdem welche Art Datei Sie importieren möchten auf den Button "Import Datev-Datei" bzw. auf "Import Textdatei" (für Excel und CSV Dateien) es öffnet sich das Explorer Fenster in dem Sie nun die zu importierende Datei (z.B. EV01) auswählen und "Öffnen".
Es öffnet sich eine Liste mit allen zu importierenden Datensätzen.
 
 
Bestätigen Sie mit "OK". Jetzt erscheint die Importliste in der Sie prüfen können, ob alle Positionen mit importiert werden.
 
- "ein grüner Hacken zeigt Ihnen das der Kunde / Debitor schon vorhanden ist.
 
- "ein grünes Dreieck mit einem weißen Ausführungszeichen" zeigt Ihnen, dass ein neuer Kunde angelegt wird.
 
- "ein rotes Dreieck mit einem weißen Ausführungszeichen" signalisiert, dass der Datensatz einen Fehler beinhaltet und nicht importiert wird - hier sollten Sie den Datensatz korrigieren und den Import nochmals durchführen!
 
 
 
Mit dem Button "Speichern" starten Sie den Importvorgang und die Daten werden importiert!
Der Importvorgang kann einige Sekunden dauern, der Fortschritt wird Ihnen an nachfolgender Stelle durch Herunterzählen der noch zu importierenden Datensätze in der Fußleiste angezeigt. 
 
Ist der Importvorgang abgeschlossen, erscheinen die importierten Rechnungen in der Belegliste und in der Zahlungsvorschlagsliste.
 
 
Bitte beachten Sie!
 
1. Beim Import per "*.csv" werden die Zahlungsbedingungen aus den Stammdaten durch die importierten Zahlungsbedingungen aus den Bewegunsdaten überschieben. Der "neue" Datensatz aus der Importdatei wird als gültig angesehen! Somit wird gewährleistet, dass abweichende Zahlungsbedingungen oder Valuta auch berücksichtigt werden.
 
Nach dem Import werden alle neuen Kunden (bzw. Lieferanten) mit dem 4-Augen-Symbol gekennzeichnet. Erst nach der Prüfung der Stammdaten bzw. Bankkontoverbindungen verschwindet dieses Zeichen und Sie können die Rechnung überweisen bzw. einziehen. Klicken Sie auf die Position und starten Sie den Stammdaten-Editor.
 
In den Stammdaten können Sie die Bankverbindungen prüfen und über das Prüfen-Symbol speichern.
 

Das Benutzerhandbuch wurde mit Dr.Explain erstellt

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