Komfortlösung (Plus-Lösung)

 
FIBUscan-„Komfortlösung“  bietet Ihnen eine Möglichkeit der weiteren Arbeitsreduzierung!
 
 
BITTE BEACHTEN:
Sie können PDF-Dokumente oder gescannte Belege im JPEG- Format hochladen.
 
Auch wenn Sie alle Ihre Belege über die Komfortlösung bearbeiten lassen, benötigen Sie eine OCR-Lizenz. Die von Ihnen gescannten Belege werden in Ihrem FIBUscan gelesen und erst dann an Ihren externen Büroservice weitergeleitet.
 
Sie
- scannen lediglich Ihre Belege nacheinander in den entsprechenden Belegkreis, konkret Eingangs- und Ausgangsrechnungen sowie Kassenbelege (insgesamt bis max. 50 Seiten)
- heften mehrseitige Belege zur weiteren Bearbeitung zusammen - zur Detailbeschreibung hier Klicken
- Rechnugsbetrag ändern = Rechnungsbetrag deutlich durchstreichen, neuer Betrag mit "!" deutlich auf dem Beleg notieren - zur Beispiel hier Klicken
- nehmen bei Bedarf handschriftliche Ergänzungen/Änderungen auf dem Originalbeleg, Bitte deutlich umkreisen. Notwendigz.B. bei Energieversorger, Steuerbescheide etc... - zur Beispiel hier Klicken
- GUTSCHRIFTEN Markieren - zur Beispiel hier Klicken
- senden die gescannten Belege durch einfaches Anklicken des grünen Briefkasten-Symbols (zugleich Zeichen für abgeschlossene Texterkennung)
 
 
Ihr externer Büroservice
- übernimmt die Weiterverarbeitung der einzelnen Belege
- überprüft und ergänzt den Überweisungsträger (Lieferantenrechnungen), bereitet die Übernahme in Ihre Zahlungsvorschlagsliste vor
- bereitet die Übernahme der Ausgangsrechnungen in die Zahlungsvorschlagsliste vor
- schreibt Ihr Kassenbuch und fügt die entsprechenden Belege an
 
Spätestens innerhalb eines Tages erhalten Sie die abschließend bearbeiteten Belege zurück.
 
Durch erneutes Anklicken des nun blinkenden, grünen Briefkastensymbols werden die fertigen Arbeitsergebnisse in Ihr System importiert. Ebenfalls angezeigt wird die Anzahl der Pakete.
 
 
 
Sollte unter Optionen / Allgemein die Option "Briefkasten-Fenster" nicht ausgewält sein, erfolgt der Import automatisiert und Ihre Belege werden im Archiv gespeichert.
Ist die Option "Briefkasten-Fenster" ausgewählt, erscheint ein zusätzliches Fenster mit dem Sie die bearbeiteten Belege ergänzen, z.B. Kostenstellen und einzeln speichern können (ist diese Option abgewählt, erscheint das Fenster dennoch bei Hinweisen zu den Belegen - weitere Informationen folgen weiter unten).
 
 
Sie können jetzt die Belege in dem Belegviewer ansehen und in dem Überweisungsträger die Werte anpassen bzw. ggfs. weitere Angaben wie z.B. Kostenstellen einfügen. Mit dem Speicher-Button wird Ihr vollständiger Beleg gespeichert.
 
 
Wenn Sie nicht die Möglichkeit haben, alle Belege direkt abzuspeichern (weil Sie beispielsweise noch etwas im Archiv nachsehen möchten), können Sie wie folgt die restlichen Belege aufrufen:
 
Gehen Sie ins Archiv auf den Reiter "Briefkastenübersicht"
 
 
Anschleißend werden Ihnen unter Bearbeiten - in diesem Beispiel im Belegkreis Lieferanten - die restlichen, noch nicht gespeicherten Belege zum erneuten Abruf und Bearbeiten angeboten.
 
 
 
Nach dem Import der bearbeiteten Belege steht Ihnen Ihr tagesaktueller Finanzstatus, d.h. eine Übersicht über Ihre Forderungen und Verbindlichkeiten, Ihr Kassenbestand sowie Ihre tagesaktuellen Banksalden zur Verfügung.
 
Weiterhin übernimmt "Ihre" externe Bürokraft Kontrollaufgaben und teilt Ihnen z.B. mit
- wenn Sie eine Rechnung (-snummer) doppelt eingescannt haben
- statt einer Rechnung ein Lieferschein erfasst wurde
- von einer mehrseitigen Rechnung Seiten fehlen bzw. diese nicht erkennbar geheftet sind
- wenn Informationen wie Rechnungsnummern fehlen.
 
 
Auch wenn die Option "Briefkasten-Fenster" abgewählt ist, erscheinen die Hinweismeldungen im Briefkastenfenster damit Sie die Nachbearbeitung der Belege sofort durchführen können.
 
 
Nachden Sie alle korrekt bearbeiteten Belege gespeichert haben, bleiben nur die Belege mit einem Hinweis in dem Briefkastenfenster stehen. Jetzt klicken Sie bitte auf den Löschen Button um die Bearbeitung des Pakets zu  beenden. Nach Bestätigung mit "Ja" wird das Fenster geschlossen und die nicht bearbeiteten Belege stehen erneut in den Thumbnailsliste zur Verfügung.
 
 
 
Bearbeitete Beleg-Pakete können gekennzeichnet sein:
 
- mit einem   d.h. Sie erhalten lediglich eine Information zur Kenntnis
- mit einem   d.h. hier besteht Handlungsbedarf, es muss nachgearbeitet werden (z.B. Scannen oder Heften fehlender Belege)
 
 
Den Status Ihrer Versandaufträge können Sie jederzeit unter "Archiv / Briefkastenübersicht" einsehen:
- Anzahl der in Bearbeitung befindlichen bzw. bearbeiteten Pakete - mit entsprechender Nummerierung!
- Paketart (Lieferanten, Kunden, Kasse)
- Datum der Paketerstellung
- Inhalt der Pakete
- Bearbeitet
- geplante Fertigstellung
- Status
 
 
Durch das Markieren eines Paketes können die Inhalte angezeigt, sowie Mitteilungen eingesehen werden.
 
 
Voraussetzung zur Nutzung der "Komfortlösung"
 
Die Dienstleisung "'Ihrer" externen Bürokraft ist kostenpflichtig! Die Abrechnung erfolgt aufgrund getätigter Belegbearbeitungen (Lesevorgänge).
 
Über Gutscheine, erhältlich unter http://shop.fibudata.net/ kaufen Sie ein entsprechendes Guthaben. Zur Aktivierung des Gutscheins gehen Sie über das "Archiv" auf die "Briefkastenübersicht" und gelangen zu nachfolgendem Gutscheinformular in dem Sie den gelieferten Code eingeben (3) und diesen durch Anklicken des dann grünen Buttons (4) neben dem Eingabefeld aktivieren.
 
 
 
Künftig können Sie die Anzahl der noch verfügbaren Scans hier jederzeit abfragen (5)!
 
Bitte beachten Sie, dass nach dem Import alle neuen Kunden (bzw. Lieferanten) mit dem 4-Augen Symbol gekennzeichnet sind. Erst nach die Prüfung der Bankkontoverbindungen verschwindet dieses Zeichen und Sie können die Rechnung überweisen bzw. einziehen.
Klicken Sie für die Überprüfung auf die Position und starten Sie den Stammdaten Editor.
In den Stammdaten können Sie die Bankverbindungen prüfen und auf das Prüfen-Symbol klicken um diesen Eintrag als geprüft zu speichern.
 
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Das Benutzerhandbuch wurde mit Dr.Explain erstellt

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