Import Eingangsrechnungen über Mail

 
Über diese Funktion können Sie Eingangsrechnungen, welche Sie von Ihren Lieferanten im PDF-Format per Email erhalten, in FIBUscan verarbeiten und archivieren.
 
Sie können die Rechnungen von Ihrem Lieferanten direkt an FIBUscan schicken lassen oder eine Email, die Sie bereits erhalten haben, an FIBUscan weiterleiten.
Die für Ihren Mandanten eingerichtete E-Mail Adresse wird beim Start des Programms angezeigt:   Ihre_Mandantennummer@rechnungseingang.net
 
Sie können dieses Hinweisfenster deaktivieren (1). Die für Ihren Mandanten eingerichtete E-Mail Adresse finden Sie jederzeit unter Optionen / Allgemein.
 
 
Ob Sie E-Mails an Ihren Mandanten Account erhalten haben, erkennen Sie an dem grünen Briefkastensymbol in der Thumbnail-Liste.
Die Zahl signalisiert wieviele E-Mails Sie in Ihrem Posteingang haben.
 
Klicken Sie auf das Mail-Symbol, es öffnet sich nun ein Übersichtsfenster mit den erhaltenen E-Mails.
 
 
Sie haben nun mehrere Möglichkeiten die E-Mail zu bearbeiten:
 
Klicken Sie als erstes die entsprechende E-Mail an.
 
 
(1) Laden Sie wie bisher die E-Mail mitsamt Anhang in Ihr FIBUscan und bearbeiten diese wie nachfolgend beschrieben.
(2) Sie können sich die E-Mail nun im Belegviewer als Vorschau anzeigen lassen, ohne die E-Mail direkt herunterzuladen. Dadurch erkennen Sie, ob Sie wirklich die E-Mail oder nur den Anhang benötigen.
(3) Importieren Sie lediglich die Anhänge, wenn Sie die E-Mail selbst nicht benötigen. Sie können den Anhang dann wie eine eingescannte/anderweitig importierte Rechnung bearbeiten und benötigen die nachfolgende Anleitung nicht.
 
Wenn Sie die E-Mail per Klick auf "OK" (1) herunterladen erhalten Sie nun in der Thumbnailliste zum einen die E-Mail sowie die angehängte Rechnung.
Über die Rechnung läuft nun die OCR-Texterkennung.
 
 
Wurde die Rechnung im ZUGFeRD-Format erstellt, so werden Ihnen zusätzlich in einem neuen Fenster Änderungen der Lieferantendaten angezeigt .
Diese Daten können Sie per Klick auf "Übernehmen" dauerhaft in den Stammdaten speichern. Dieses Fenster erscheint nur, wenn Daten der Rechnung von den gespeicherten Stammdaten abweichen. Beispielsweise wenn Ihr Lieferant eine neue Bankverbindung hat oder sich die Anschrift geändert hat.
 
 
Da im Überweisungsträger die Ergebnisse des zuletzt angeklickten Dokumentes angezeigt werden empfehlen wir Ihnen mit gedrückter Umschalttaste (1) in der Thumbnailliste zuerst die E-Mail (2) und anschließend die Rechnung anzuklicken.
 
Prüfen Sie anschließend wie gewohnt die erkannten Daten im Überweisungsträger und klicken Sie auf das Speicher-Symbol (3).
 
 
 
 
 
 
Bitte beachten Sie, dass nur die Rechnungen im PDF-Format ohne E-Mail über die Komfortlösung (Briefkastenlösung) bearbeitet werden können.
 

Das Benutzerhandbuch wurde mit Dr.Explain erstellt

Copyright © FIBUdata Softwareentwicklung GmbH | Stand 18.08.2017 | All Rights Reserved | Weitere Informationen auf www.fibudata.net | Kostenpflichtige Hotline Tel: 02632 989066