Gesamtliste (Stammdatenimport)

 
Neben der Arbeitserleichterung verfolgen wir mit FIBUscan das Ziel, die Schnittstelle bzw. den Informationsaustausch mit dem steuerlichen Berater zu optimieren. Um eine reibungslose Zusammenarbeit/ Kommunikation sicherzustellen, empfiehlt es sich, vor dem tatsächlichen Arbeitsbeginn mit dem Programm Stammdaten zu importieren.
 
Konkret sollten mindestens die "Kreditoren-Nr." und  "Debitoren-Nr." sowie die jeweilig verwendeten Lieferanten- und Kundenbezeichnungen (einschließlich Kunden-Nr., sofern verwendet) aus dem Fibu-Programm des steuerlichen Beraters importiert werden.
 
Später hinzukommende Lieferanten und Kunden werden automatisch beim Erfassen der Rechnungen ergänzt bzw. angelegt.
Außerdem haben Sie die Möglichkeit den Stammdatenimport zu wiederholen. Hierbei werden hinzukommende Lieferanten und Kunden ergänzt und bei bestehenden Lieferanten und Kunden Aktualisierungen bzw. Änderungen der Stammdaten eingepflegt.
 
Der Import ist in zwei Schritten auszuführen, einmal für die Lieferanten (Kreditoren) und einmal für die Kunden (Debitoren).
 
 
Wählen Sie aus dem Auswahlmenü (2) mit einem Klick auf den grünen Pfeil zuerst die Lieferanten aus und klicken anschließend auf den Button "CSV" (3) um die Importdatei auszuwählen.
Mittels Export Button (4) haben Sie die Möglichkeit die markierten Datensätzte in die Zwischenablage zu kopieren um diese z.B. in Excel zu exportieren.
 
Es wird Ihnen jeweils nachfolgende Muster-Liste für den Import angezeigt.
 
 
Hier können Sie die Struktur und das Dateiformat sehen in dem die Daten von Ihrer Buchhaltung bzw. Ihrem steuerlichen Berater
zur Verfügung gestellt werden müssen um sie entsprechend importieren zur können!
 
Über "Muster ansehen" können Sie sich als weitergehendes Muster für den Datenimport nachfolgende Datei im Zip-Format downloaden.
 
Für den Import werden in jedem Fall, wie bereits vorab geschrieben, folgende Informationen zwingend benötigt:
 
a. beim Import von Lieferantenstammdaten: KREDITOREN-NUMMER + KREDITORENBEZEICHNUNG
b. beim Import von Kundenstammdaten: DEBITOREN-NUMMER + DEBITORENBEZEICHNUNG + KUNDEN-NUMMER (wenn sinnvollerweise vorhanden; ansonsten bitte die Debitorennummer als Kunden Nummer kopieren)
 
Die restlichen Informationen wie Ansprechpartner,  Anschrift, usw. werden für andere Funktionen (z.B. Mahnungen) benötigt, sind aber nicht zwingend notwendig. Sie können zu einem späteren Zeitpunkt jederzeit nachgepflegt werden. 
 
Liegen Ihnen die beiden Dateien seitens der Buchhaltung bzw. des Steuerberaters vor, wählen Sie diese über den Explorer einfach mit Doppelklick bzw. über "Öffnen" aus.
 
Anschließend werden Ihnen die zu importierenden Stammdaten wie folgt angezeigt. Sie erkennen die zu importierenden Kreditoren/Debitoren an einem Haken in der Spalte Aktion.
Kreditoren/Debitoren die nicht markiert sind, sind bereits bestehende schon als Stammdaten vorhanden.
Durch Klick auf den Button A (1) können Sie alle Positionen markiern. Bestehende Stammdaten werden beim Import überprüft und ggf. Änderungen in den Stammdaten eingepflegt. Die Stammdaten werden hierbei nicht doppelt angelegt.
 
Neues Bild
 
 
 
Nach abschließender Überprüfung ob auch die in jedem Fall benötigen Informationen,. d.h.
 
- die "Bezeichnung" des Lieferanten bzw. Kunden
- die "Fibu-Nr." (Debitoren- bzw. Kreditoren-Nr.) und
- bei den Kunden die "KundenNr."
 
aufgeführt sind, werden nun durch Anklicken des Buttons "Speichern" (5) die angezeigten Daten ins Programm importiert, die Sie sich anschließend über "Optionen" im Unterpunkt "Personenstammdaten" jederzeit wieder anschauen können.
 
Ist bei einem Stammdatensatz im Feld "Aktion" kein Haken gesetzt, existiert der Lieferant/Kunde bereits in unserem Programm oder, wie vorab wiederholt, benötigte Informationen fehlen.
 
Stammdaten Exportieren
 
um Ihre Stammdaten zu exportieren Klicken Sie in der Stammdaten Tabelle links von der Listenbezeichnung  "Listenfelder". Die Einträge in der Stammdatentabelle werden markiert und grün angezeigt.   
Klicken Sie jetzt auf dem "Exportbutton" (2) und Ihre Daten werden in der Zwischenablage Ihres PC kopiert. Jetzt können die Daten in Excel importiert und weitergearbeitet werden.
 
 
 

Das Benutzerhandbuch wurde mit Dr.Explain erstellt

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