Bank - Kontoauszugsbearbeitung

 
Statt wie in der Vergangenheit Kontoauszüge manuell mit offenen Rechnungen abzugleichen und diese entsprechend als bezahlt zu kennzeichnen, z. B. in Rechnungseingangs- und -ausgangsbüchern, bietet unsere Software hier eine sehr komfortable Lösung.
 
Über das Register "Bearbeiten" gelangen Sie in den Bereich Banken wo Sie über das Dropdown Menü die zu bearbeitende Bank auswählen, in nachfolgendem Beispiel die "Kreissparkasse Musterhausen"
 
Um Ihre Kontodaten abzurufen haben Sie verschiedene Möglichkeiten.
Klicken Sie auf einen der Buttons mit einem „€“-Zeichen (1). Geben Sie Ihren PIN ein und mit "OK" starten Sie den Abruf der Kontodaten!
 
Sollten Sie mehrere Konten haben sehen Sie in der Fußzeile das € Zeichen mit einer 2. Die Zahl zeigt für wieviele Konten ein PIN gespeichert ist und die Kontoauszüge automatisch abgeholt werden.
 
 
BITTE BEACHTEN:
 
Bitte achten Sie beim Abruf der Konten darauf, dass dieser nicht aus Versehen zweimal gleichzeitig durchgeführt wird (beispielsweise an zwei verschiedenen Arbeitsplätzen), da dies zu Dubletten im Bankabruf führen kann.
 
In dem Dialog für die PIN-Abfrage haben Sie die Möglichkeit Ihren PIN verschlüsselt zu speichern. Dies hat den Vorteil, dass die Software bei Programmstart automatisch Ihre aktuellen Kontodaten abruft.
 
 
Diese Funktion ist gerade bei mehreren Kontoverbindungen unterschiedlicher Kreditinstitute sinnvoll. Sie müssen nicht erst in der Auswahlliste die gewünschte Bank auswählen um den Abruf durchzuführen. Hier reicht dann ebenfalls ein Klick auf einen der €-Button und alle Konten werden aktualisiert. Beachten Sie bitte, dass diese Funktion ein Sicherheitsrisiko darstellt und nur einzuschalten ist, wenn nur Sie selbst an dem PC arbeiten und wenn Sie sicher sind, dass niemand anderer Zugriff auf Ihren PC hat.
 
Wenn Sie Ihren Bank-PIN nur AUS VERSEHEN GESPEICHERT haben, können Sie diesen löschen, indem Sie in der Kontoverwaltung für die entsprechende Bank das Schlüsselsymbol anklicken. Sie erhalten die übliche Ansicht der PIN-Eingabe. Lassen Sie nun das Feld leer und drücken Sie auf Speichern.
 
Nun werden Sie wieder bei jedem Bankabruf sowie jeder Zahlung nach dem PIN gefragt.
Achten Sie bitte beim Starten von FIBUscan darauf, dass Sie nicht aus Versehen zweimal gleichzeitig das Programm starten, da dies zu Dubletten im Bankabruf führen kann. Auch der gleichzeitige Bankabruf von zwei unterschiedlichen Arbeitsplätzen verursacht Fehler in Ihrer Bankansicht.
 
Grundsätzlich werden alle unbearbeiteten Kontoumsätze im Kontoauszug dargestellt. Möchten Sie alle Ihre Kontoauszüge, unabhängig vom Bearbeitungszustand sehen, können Sie mit einem Klick auf das Lupensymbol (1) die Suche starten. Setzen Sie den Haken in das Checkfeld "Alle Umsätze anzeigen" (5) und geben Sie einen Zeitraum (2) für die Suche an. Wird kein Zeitraum angegeben wird nur der aktuellen Monat angezeigt.
 
 
Ziel ist es, alle Positionen auf dem Auszug zu bearbeiten, d.h. eine Bankposition einer Rechnung in den Zahlungsvorschlagslisten zuzuordnen. Idealerweise werden am Ende der Bearbeitung keine Positionen mehr angezeigt. Informationen ob und wann eine Rechnung bezahlt wurde erhalten Sie nicht an dieser Stelle, sondern im Archiv, welches an anderer Stelle erklärt wird.
 
Haben Sie eine Position auf dem Auszug markiert (grau hinterlegt), schlägt Ihnen das System im unteren Bereich eine Rechnung aus der ZV (Zahlungsvorschlagsliste) vor. Dem Zugang auf das Konto in Höhe von 1.345,30 € hat das System aufgrund der Kontoauszugsdaten die Rechnung RE11C0342 zugeordnet, ersichtlich an dem gesetzten Haken in der Spalte A hinter der Rechnung. Wie an anderer Stelle des Programms können Sie sich durch Anklicken der Rechnungsposition (1) den Rechnungsbeleg anzeigen lassen.
 
 
Über bestätigen Sie die Zuordnung, die Position verschwindet aus dem Kontoauszug. Gleiches gilt für die Rechnung, die zeitgleich aus der jeweiligen ZV verschwunden ist. Automatisch springt das Programm auf die nächste Kontoposition und schlägt erneut eine Zuordnung vor!
 
Vorgänge bei der sich die Software sicher ist, um welche Zuordnung es sich in der ZV handelt, erhalten einen Button mit Haken und Diskette Mit Auswahl einer dieser Buttons werden direkt alle entsprechenden Vorgänge abgespeichert. Haben Sie eine Sammelüberweisung, oder Einzüge über unsere Software erstellt wird die spätere Bankposition automatisch zugeordnet wenn Sie diese auswählen.
 
Schlägt der Assistent nicht die richtige Rechnung vor, prüfen Sie gegebenenfalls unsere Top-Ten-Liste  . Wird kein Vorschlag unterbreitet, geben Sie einfach einen Teil des Namens der Person, Kundennummer oder Rechnungsnummer in das Suchfeld ein und klicken auf die Lupe. Es werden Ihnen dann die entsprechenden Treffer angezeigt und Sie können die entsprechenden Haken manuell setzen.
Geben Sie nichts im Suchfeld ein und klicken auf die Lupe, so erhalten Sie eine Auswahlliste Ihrer Lieferanten und Kunden. Das „X“ löscht den ausgewählten Inhalt.
 
Sollte der Kontoumsatz nicht genau mit dem Rechnungsbetrag übereinstimmen, möchten Sie aber dennoch, dass der Rechnungsbetrag aus der Zahlungsvorschlagsliste als vollständig bezahlt gilt und nicht als Teilzahlung behandelt wird, können Sie durch nochmaligen Klick auf die Auswahl den Prozenthaken nutzen. Der so gespeicherte Eintrag wird dann in der ZV-Liste als bezahlt dargestellt. Die Abweichung wird später im Archiv als Nachlass gezeigt. Üblicherweise wäre das bei Skonto der Fall.
 
Positionen auf dem Konto, die nicht in der Zahlungsvorschlagsliste vorkommen, weil hierzu keine Rechnungen, bzw. Belege zugrunde liegen, können ohne Zuordnung abgespeichert werden, am einfachsten über den Schnellspeicherbutton .
Typische Vorgänge sind zum Beispiel die monatliche Miete, PKW-Leasing, Gehaltszahlungen an Mitarbeiter oder von Ihnen getätigte Entnahmen. Per Klick auf das "P" an dem Schnellspeicherbutton speichern Sie diese Position als private Einnahme bzw. Ausgabe ab.
 
Sollten Sie eine Zahlung erhalten oder gezahlt haben, bevor Sie eine entsprechende Rechnung erhalten haben können Sie einfach die entsprechende Person auswählen und ohne Auswahl einer Rechnung abspeichern. Der entsprechende Zahlungsvorgang wird dann der entsprechenden Person zugeordnet. Ein praktischer Fall wären hier beispielsweise Kaufvorgänge über Amazon wo die Abbuchung erfolgt bevor die Rechnung gestellt wurde.
 
Einen Ausgleich können Sie dann später über die ZV-Liste durchführen, wenn Sie die Rechnung gescannt und bearbeitet haben.
 
Wenn Sie im Kontoauszug zu einer Kontoauszugsposition eine Notiz hinzufügen möchten.
klicken Sie bitte auf den Button „i“ (1.) Es erscheint der Notizzettel, in den Sie nun Ihre Notiz schreiben (2).
 
 
Ihre Notiz wird dann künftig auch in der ersten Zeile der jeweiligen Kontoauszugsposition angezeigt (3).
 
 
Sie können unbearbeitete Positionen aus Ihrem Kontoauszug ausblenden, wenn Sie diese erst zu einem späteren Zeitpunkt bearbeiten möchten (wenn Sie zum Beispiel Vorkasse geleistet haben).
 
Klicken Sie dazu auf die Position und anschließend auf den entsprechenden Button (1) in der Toolbox.
Somit wird der Eintrag aus der aktuellen Liste entfernt und in das Ablagekästchen (2) verschoben. Eine Zahl zeigt an, wieviele Einträge derzeit ausgeblendet sind. Dieser Bankeintrag gilt immer noch als unbearbeitet und kann weiterhin nicht vom Berater bearbeitet werden.
 
Möchten Sie alle ausgeblendeten Einträge ansehen / bearbeiten, können Sie hierzu den Button (2) auswählen. Hierbei werden dann nur die ausgeblendeten Vorgänge dargestellt. Mit nochmaliger Auswahl des Eintrags über den Toolbox-Button (1) wird dieser wieder in der normlen Darstellung angezeigt.
 

Das Benutzerhandbuch wurde mit Dr.Explain erstellt

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